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Existem diversas opções de soluções de gestão para revendas e distribuidoras ao seu alcance, que podem tornar difícil a escolha da mais adequada para os seus negócios. Por isso, é fundamental conhecer as principais diferenças entre soluções de gestão gratuitos e pagos para tomar a melhor decisão na hora da escolha.
Existem algumas formas de conduzir a gestão de seus negócios, começando com as planilhas, que estão presentes nos mais diversos segmentos do cotidiano. Em seguida, podemos considerar soluções gratuitas e gratuitas com módulos adicionais (grátis com opção de compra de módulos mais avançados) e por fim, as soluções pagas. Conheça a seguir as principais características de cada uma:
As planilhas são muito funcionais e permitem uma liberdade de personalização, e dificilmente serão descartadas da rotina, mesmo aliadas a soluções dedicadas. Porém, embora úteis no dia a dia, quando usadas como principal ferramenta da gestão, revelam fragilidades que podem custar caro. O principal ponto fraco das planilhas, é a susceptibilidade a erros, como digitação, fórmulas incorretas ou falhas no arquivo, que poderão gerar resultados distorcidos e decisões equivocadas, levando a perdas financeiras, atrasos e frustrações.
O impacto de dados inconsistentes e diferentes versões de planilhas circulando entre os colaboradores, facilmente levarão a confusão e conflitos. Também podemos considerar a dificuldade em identificar a origem de eventuais erros, atrasando a solução de problemas e impedindo medidas corretivas eficazes.
Tarefas repetitivas manuais consomem tempo precioso da equipe, diminuindo a produtividade e limitando o potencial de crescimento, pela falta de automação. Outro ponto que não podemos deixar de mencionar é a vulnerabilidade da segurança, uma vez que o compartilhamento descontrolado de informações confidenciais ocasionará o risco de vazamentos e acessos não autorizados.
Apesar de muito úteis, as planilhas não acompanham o ritmo de um negócio em expansão. Elas se tornam gargalos que impedem a organização, a agilidade e a precisão necessárias para o sucesso.
Os sistemas de gestão gratuitos muitas vezes apresentam funcionalidades ausentes ou bloqueadas, tornando-os condicionais. Eles liberam suas funções avançadas mediante a compra de módulos específicos, limitando a capacidade de gerenciamento integral de uma revenda ou distribuidora.
Os sistemas de gestão pagos são mais robustos, confiáveis e estáveis. Eles incluem a maioria dos módulos necessários para uma gestão integral, como controle de estoque detalhado e uma variedade de relatórios gerados pela combinação de módulos integrados. Além disso, eles possuem diversas integrações com órgãos reguladores, permitindo a emissão de documentos oficiais e legais necessários.
Os sistemas pagos também incluem integrações avançadas, como métodos de pagamento e ferramentas de atendimento integradas. Além disso, eles oferecem segurança adicional, com opções de backup diário de informações, mantendo a rotina segura em caso de imprevistos.
Os sistemas pagos garantem um atendimento ágil com pessoas capacitadas, prontas para resolver qualquer problema nas rotinas. Além disso, as atualizações de funcionalidades, programações e métodos de pagamento estão integradas ao valor da assinatura, otimizando a rotina dos assinantes. Por outro lado, os sistemas de gestão gratuitos tendem a não oferecer um suporte imediato, e além disso costumam não dispor de atualizações recentes, seja de estrutura ou de novas funcionalidades.
A principal vantagem de um sistema de gestão gratuito é não ter custo mensal ou de aquisição, no entanto, os sistemas de gestão pagos oferecem inúmeras vantagens, incluindo segurança, estabilidade, funções detalhadas, relatórios, suporte e atualizações. Embora os sistemas gratuitos possam ser atraentes devido ao custo zero, eles não oferecem as mesmas funcionalidades e segurança que os sistemas pagos.
